Generał Einsehawer pochodził z biednej rodziny, co nie przeszkodziło mu zostać generałem, słynącym z udanych strategii i trzydziestym czwartym Prezydentem Stanów Zjednoczonych. Uznaje się go zresztą za jednego z bardziej produktywnych prezydentów. Być może udało mu się to, dzięki przestrzeganiu w życiu jednej, ważnej zasady. To bardzo proste, Eisenhawer twierdził, że to, co pilne rzadko bywa ważne, a to, co ważne zwykle nie jest zbyt pilne. Cała sztuka polega tylko na tym, aby odróżniać sprawy pilne od spraw ważnych. Gdyby jeszcze w praktyce było to tak proste.
Jak odróżniać rangę zadań?
W matrycy Eienhawera, zadania podzielono na cztery grupy, poczynając od tych najistotniejszych do całkiem błahych. Sami zwykle nie potrafimy zdefiniować własnych priorytetów, uznajemy za istotne, te, które są najbardziej pilne. W ten sposób tracimy czas na odpisanie na dziesiątki nieistotnych maili, rozmawiamy godzinami przez telefon, innymi słowy zajmujemy się rzeczami, które być może warto załatwić tu i teraz, ale tak naprawdę bardzo niewiele wnoszą w istotę rozwiązania naszych problemów.
Zadania ważne i bardzo pilne
To sytuacje, które wymagają naprawdę pilnego rozwiązania. To zdarzenia kryzysowe, naglące, często takie, które pojawiły się zupełnie bez żadnego naszego wpływu. Mogą to być nagłe awarie sprzętu, które trzeba natychmiast rozwiązać, ale tez pilna wizyta z dzieckiem u lekarza. To się po prostu zdarza. W dodatku sprawy te same upominają się, aby je załatwić. Gorzej, jeśli pojawiają się tu zadania, które są wynikiem naszego wcześniejszego zaniedbania. Wtedy do pilnego zadania, którego nie zrealizowaliśmy w odpowiednim terminie, dołącza presja czasu. Jeśli takich zadań jest dużo to znaczy, że zupełnie nie radzimy sobie z właściwą organizacją czasu.
Zadania ważne
To, to wszystko, co musimy wykonywać systematycznie i we właściwym czasie. Jeśli nie mamy problemów z organizacją pracy, świetnie radzimy sobie z tymi zadaniami. Po prostu trafiają do naszej realizacji, a my wyznaczamy na pracę nad nimi określony czas i po prostu je realizujemy. To projekty, od których dużo zależy, mogą wpływać na jakość twojego życia lub pracę zawodową. Jeśli zaniedbasz je i trafią na pierwszą pozycję, do spraw pilnych i ważnych i zaczną się tan nawarstwiać, po prostu nie dasz sobie rady z rozwiązaniem ich we właściwym czasie. Nie są wprawdzie sprawą życia i śmierci, ale zadanie zlecone przez przełożonego, którego nie zrealizujesz w terminie, może wpłynąć na rozwój twojej kariery.
Nieważne i pilne
To setki spraw, które niesie za sobą dzień bijący. W tej grupie pojawiają się pilne maile, telefony, spotkania i rachunki, które trzeba opłacić w ściśle określonym terminie. Nie są to sprawy ważne, bo naprawdę nie ma kompletnie znaczenia, czy rachunek za telefon zapłacimy w ściśle określonym czasie, czy kilka dni później. Niewielkie odsetki nie wpłyną na jakość naszego życia. Z drugiej jednak strony, całkowite zaniedbanie może sprawić, że za moment stracimy możliwość posługiwania się telefonem, bo po prostu usługodawca przestanie świadczyć usługę. Dlatego to grupa zadań, które najlepiej jest zlecać, po to, aby nie tracić na nie czasu.
Nieważne i niepilne
To najczęściej ukryci złodzieje naszego czasu. To głupie maile, dziwne telefony, poświęcone na pogawędki, nieustanne przeglądanie portali społecznościowych, a nawet niektóre przyjemności. To zupełnie bezcelowe działania, nowe pomysły, które zaczynasz realizować, choć jeszcze nie skończyłeś z poprzednimi, czy przedsięwzięcia, które realizuje zupełnie ktoś inny.